En vanlig anledning till att vår planering spricker och vår effektivitet minskar är att vi missbedömer hur lång tid något tar.
Resultatet blir att vi känner oss stressade för att vi inte hann med det vi skulle och att vi tappar motivationen för att fortsätta att planera. Och det är förödande för vår personliga effektivitet i det långa loppet.
Men det finns en del du kan göra åt detta – och ett första steg är att förstå vad den felaktiga bedömningen beror på.
Det intressanta med en felaktig bedömning är att den kan visa sig åt båda hållen. Antingen så missbedömer vi hur lång tid en sak tar genom att underskatta tiden, och tro att den kommer att gå fortare att göra än vad som faktiskt är fallet.
En tabbe inom personlig effektivitet
Den andra typen av fel beror på att vi överskattar tiden det tar att göra något. Med andra ord så tror vi att något kommer att ta längre tid att göra än vad som faktiskt är fallet.
Det första misstaget leder till att vi förstör vår egen planering eftersom uppgiften vi trodde skulle ta fem minuter i själva verket tog en timme, vilket gör att de andra uppgifterna på dagens att göra-lista får stryka på foten. En dunderdabbe likväl som en klassiker när det handlar om personlig effektivitet.
Det andra misstaget leder till att vi gärna skjuter upp våra uppgifter eftersom det känns så tungt att ta itu med den uppgift som vi tror kommer att ta en timme att genomföra, även om den egentligen kanske går att klara av på en timme.
Roliga saker och tråkiga saker
Men har du tänkt på en sak? Ofta är det de roliga uppgifterna som vi har en tendens att underskatta och tro att de kräver mindre tid. Samtidigt överskattar vi gärna lite tråkigare uppgifter och tror att de tar längre tid att göra vilket leder till att vi skjuter på dem.
Ett sätt att ta itu med detta är att börja kartlägga hur du använder din tid under en veckas tid. Skriv ner hur lång tid du tror att en uppgift kommer att kräva av dig och skriv sedan ner hur lång tid den faktiskt tog. Därefter tittar du på skillnaden mellan din skattning och den faktiska tiden.
Om du gör detta under en längre tid kommer du att få en mer realistisk syn på din tid. Du kommer att vara försiktigare med att ge dig in i uppgifter som du tror tar bara fem minuter om du inte har mer tid att sätta av. Du kommer också att minska din tendens att skjuta upp saker om det blir tydligare för dig att de inte tar lika lång tid som du tror.
Visst kommer det att ta lite tid att göra denna bedömning. Men för varje minut vi lägger på att planera och arbeta på vårt sätt att hantera vår tid sparar vi ofta minst det dubbla. Det är ju därför det heter personlig effektivitet.